PTA Pekanbaru Akan Menggarap e-Arsip
Dari kiri : Tim IT, Kasubbag Umum, Wasek, Kasubbag Keuangan, Kasubbag Kepegawaian sedang memimpin jalannya rapat
Pekanbaru | www.pta-pekanbaru.go.id
Sehubungan dengan Diklat yang diikuti oleh Wakil Sekretaris (Wasek) Pengadilan Tinggi Agama (PTA) Pekanbaru Drs. Jumaani Soleh selama 4 bulan sejak 3 Agustus 2015 lalu yang berakhir pada 26 November 2015 mendatang di Megamendung, Bogor. Untuk itu dengan adanya tugas yang diberikan oleh pihak Diklat membahas tentang rancangan proyek perubahan, maka Wasek PTA Pekanbaru mengangkat permasalahan mengenai Peningkatan Kinerja Pengelolaan arsip kesekretariatan yang berbasis teknologi informasi pada PTA Pekanbaru (05/10/15).
“Latar belakang saya angkat permasalahan ini, karena saat ini di PTA Pekanbaru dalam pengelolaan arsip masih berbasis manual belum berbasis aplikasi E-Arsip (Arsip elektronik),”ujar Wasek PTA Pekanbaru
Membuat aplikasi arsip berbasis Teknologi Informasi ini bertujuan untuk mempermudah petugas dalam melakukkan pengelolan arsip sehingga dapat berperan lebih efisen dan efektif bila arsip akan di butuhkan. Idealnya arsip dapat ditemukan dan diserahkan pada pimpinan/stakeholder maksimal 5 (lima) menit serta terhindar dari kehilangan arsip (surat).
“Kami sangat mendukung sekali program yang telah di canangkan oleh Wasek PTA Pekanbaru, dengan adanya tenaga-tenaga muda sarjana komputer yang kita miliki saat ini dapat mewujudkan apa yang telah di rencanakan dalam pembuatan aplikasi ini, semoga nantinya aplikasi ini dapat kita implementasikan bersama-sama,” ujar Kasubbag Keuangan PTA Pekanbaru Syaiful Anwar, SE.,MH.
Aplikasi pengarsipan akan di garap nantinya untuk bagian umum, kepegawaian dan keuangan dengan menggunakan banyak fitur/menu-menu pendukung lainnya baik itu hak akses berdasarkan user ID pengguna aplikasi.
Untuk arsip surat di bagian kepegawaian yang bersifat rahasia, hak akses dan user ID nya akan dibuat tersendiri yang dipegang oleh satu orang operator saja sehingga orang lain tidak bisa melihat arsipnya.
“Metode Pengarsipan di bagian umum, kepegawaian dan keuangan nantinya akan terintegrasi menjadi satu kesatuan yang akan dikumpulkan dalam satu server dengan istilah Data Store (Bank data),” Harapan dari Kasubbag Umum Zosmel Zuly, ST.,M.SC.,MH kepada tim IT PTA Pekanbaru.
“Kedepan saya berharap apabila aplikasi pengarsipan ini telah berjalan di bagian kesekretariatan baik itu di bagian umum, kepegawaian dan keuangan, maka selanjutnya tim IT PTA Pekanbaru untuk segera menggarap aplikasi pengarsipan di bagian kepaniteraan dan tidak tutup kemungkinan aplikasi ini nantinya akan diberikan serta disosialisasikan kepada Pengadilan Agama dalam wilayah hukum PTA Pekanbaru,”ungkap pak Wasek.
Suasana jalannya rapat di ruang rapat PTA Pekanbaru
“Aplikasi ini akan berjalan harus didukung dengan tenaga khusus bagian pengarsipan (arsiparis), semoga kedepan kita mendapat tambahan pegawai yang ahli di bidang pengarsipan, untuk saat ini diisi oleh petugas di SUB masing-masing,”imbuh Wasek PTA Pekanbaru di penghujung rapat.
(Ardy/Tim Redaksi PTA Pekanbaru)