PA Palembang Gelar Audit Internal Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Auditor ketika sedang melakukan audit internal terhadap auditee dari Hakim

Palembang | PA Palembang

Audit internal merupakan salah satu kekuatan ISO 9001, kata Wakil Ketua Pengadilan Agama Palembang Klas IA, Drs. H. Tarsi, S.H, M.H.I, memberikan sambutan, saat Opening Meeting Audit Internal Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, di Pengadilan Agama Palembang Klas IA, Jalan Pangeran Ratu SU I Jakabaring Palembang, Jum’at (24/2/2017).

Menurutnya, dengan melakukan audit, semua persyaratan diperiksa secara sistematis dan independen, apakah tetap dipenuhi atau tidak. Bila tidak, maka auditor akan mengeluarkan temuan (finding) atau laporan ketidaksesuaian (NCR: non-conformance report).

“Hasil temuan auditor kita bagi dalam tiga kategori: major, minor dan observation (suggestion for improvement). Unit/bagian yang diaudit (auditee) harus melakukan tindakan koreksi terhadap semua temuan nanti dalam tengang waktu 10 hari kerja, kecuali kategori observasi. Namun bila kita ingin maksimal dalam penerapan ISO 9001 ini, temuan kategori apapun akan kita tindaklanjuti.” himbaunya pada Auditor, menerangkan.

Dalam kesempatan yang sama, Ketua Pengadilan Agama Palembang Klas IA, Dr. H. Syamsulbahri, S.H, M.H, pun meminta agar audit internal ini dijalankan dengan semaksimal mungkin. “Jangan hanya untuk memenuhi persyaratan yang diminta ISO 9001 saja.

Tidak ada semangat, tidak ada greget dan tidak ada kekuatan didalamnya. Akan tetapi, seharusnyalah audit internal dilakukan dengan optimal sehingga ISO 9001 dapat berfungsi sebagai alat strategis bagi Pengadilan Agama Palembang Klas IA untuk merealisasikan program dimaksud,” katanya, dalam memberikan pengarahan.

Lebih lanjut Ia menyatakan, bahwa peran Auditor sangat menentukan dalam hal ini. Hasil audit yang dilakukan Auditor nanti, akan kita jadikan sebagai alat penentu dalam menentukan sikap pencegahan dan perbaikan/koreksi dalam meningkatkan sistem manajemen mutu yang sedang dibangun.

Setelah Opening Meeting Audit Internal Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 resmi dibuka, tim audit dari para Auditor yang ditunjuk oleh QAC/Koordinator Bidang Audit diminta langsung melakukan audit mutu internal kepada seluruh Auditi (Auditee) pada setiap unit yang ada.

Wakil Ketua Pengadilan Agama Palembang Klas IA, Drs. H. Tarsi, S.H, M.H.I, selaku koordinator bidang audit meminta agar internal audit benar-benar memiliki kekuatan. Ia telah merumuskan beberapa hal penting yang harus diperhatikan oleh para Auditor saat melakukan audit internal nanti.

Pertama, perbaharui selalu daftar periksa audit (audit check list). Daftar periksa dibuat sebagai tuntunan dalam melakukan audit, sehingga tidak ada bagian-bagian penting yang harus diaudit terlewatkan. Daftar periksa dibuat berdasarkan klausul-klausul dalam ISO 9001 dan dokumen-dokumen terkait seperti SOP, Uraian tugas, dan laporan-laporan.

Kedua, Auditor harus memahami proses kerja di departemen auditee. Kalau pertanyaan auditor tidak dapat dipahami auditee atau penjelasan auditee tidak dapat dipahami auditor, itu masih ada logisnya, tetapi sangat keterlaluan jika sampai auditor sendiri tidak memahami apa yang ditanyakannya.

Auditor jangan sampai tidak menguasai permasalahan atau tidak memahami apa yang ditanyakkannya. Untuk itu sebelum melakukan audit internal auditor harus mempelajari dengan seksama SOP, Uraian uugas atau laporan-laporan terkait unit/bagian yang akan diaudit.

Ketiga, audit internal harus lebih keras dari pada audit surveilance. Bila audit internal lebih lembek dari audit surveillance, dapat dikatakan audit internal tidak berguna. Salah satu tujuan audit internal adalah sebagai persiapan audit surveillance.

Auditor internal harus dapat memprediksi arah pertanyaan-pertanyaan auditor surveillance, sehingga ia dapat menyusun strategi audit agar apa yang diauditnya merupakan hal-hal yang kemungkinan besar akan diaudit auditor surveillance, ditambah pertanyaan-pertanyaan yang lebih detail dan mendalam.

Sesungguhnya auditor internal lebih mengetahui kelemahan-kelemahan dalam organisasinya dan berdasarkan pengetahuan tersebut dapat menyusun pertanyaan-pertanyaan audit yang lebih tajam. Dengan pertanyaan-pertanyaan audit yang lebih tajam, kesiapan auditee menghadapi audit surveillance akan lebih teruji.

Untuk membuat audit internal yang lebih keras, mandalam dan tajam tentu perlu disiapkan auditor internal yang handal. Auditor kepala atau penanggung-jawab audit dapat memilih dan melatih auditor yang handal dengan memberikan pelatihan-pelatihan yang terarah dan terprogram.  Selain teknik audit yang mumpuni, pengetahuan auditor tentang departemen yang akan diaudit sangat penting.

Keempat, auditor internal sengaja telah dipilih dari semua unit/bagian dan saat pembagian tugas harus dihindarkan jangan sampai terjadi “tukar guling/kongkalikong” temuan.

Kelima, boleh jadi auditor nanti akan diberikan penghargaan khusus atas prestasinya.

Keenam, kemungkinan akan diberikan penghargaan khusus bagi unit/bagian yang tidak ada temuan.

Ketujuh, akan dilakukan evaluasi kinerja auditor secara reguler.

Kedelapan, auditor internal akan “dibela” bila dalam proses audit sering terjadi perbedaan pendapat antara auditor dan auditee. Hal ini bertujuan untuk menghindari auditor yang menetapkan suatu temuan tetapi auditee tidak mau menerima, sehingga terjadi kebuntuan dan auditee tidak mau menandatangani NCR.

Proses audit internal SMM di Pengadilan Agama Palembang Klas IA, telah dilakukan selama satu hari penuh pada hari tersebut, Jum’at (24/2/2017). Dan sore harinya dilakukan Closing Meeting Audit Internal Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.