Inilah Inovasi Terbaru PA Kota Madiun
MadiunI pa-kotamadiun.go.id
Pengadilan Agama Kota Madiun terus berbenah untuk meningkatkan kualitas pelayanan bagi masyarakat pencari keadilan. Seluruh pegawai saling bahu membahu untuk bergerak bersama melakukan perbaikan dan perubahan ke arah lebih baik sesuai tupoksi masing-masing.
Semua bergerak bersama baik bagian hakim, kepaniteraan, dan kesekretariatan. Sejumlah inovasi pun disepakati, dirumuskan dan diimplementasikan dengan mempertimbangan sumber daya yang ada.
Berikut ini adalah deskripsi singkat tentang inovasi terbaru yang ada pada pengadilan agama kota madiun, yaitu tata persuratan digital (e-surat), arsip perkara digital (e-arsip perkara) dan virtual guide.
Tata persuratan digital (e-surat)
Tata persuratan digital atau e-surat adalah aplikasi berbasis teknologi untuk mentransformasi semua surat (kepaniteraan dan kesekretariatan) dalam bentuk digital, baik surat yang masuk maupun yang keluar sehingga pengarsipan dokumen persuratan tertata dengan baik.
E-surat ini merupakan inovasi yang diusung bagian kesekretariatan PA Kota Madiun. Motivasi membuat aplikasi e-surat ini berawal dari kegelisahan akan problem tata persuratan yang ada, diantaranya adalah hilangnya dokumen surat, sulit dan lamanya mencari dokumen surat yang sudah lama serta kadangkala terjadi keterlambatan dalam proses surat menyurat yang dilakukan secara manual.
Pasca adanya e-surat ini, problem tata persuratan diatas bisa diminimalisir atau bahkan tidak ada lagi. E-surat di PA Kota Madiun terbukti bermanfaat mempercepat waktu dalam merespon surat, mempermudah pencarian dan meminimalisir rusak atau hilangnya dokumen.
Kedepan, PA Kota Madiun sudah menyusun road map (peta jalan) pengembangan e-surat ini. Jika ada dukungan dana, e-surat akan dikembangkan agar tidak hanya mentransformasi surat dalam bentuk digital akan tetapi juga disposisi pimpinan akan bisa dilakukan secara cepat dengan memanfaatkan e-surat tersebut. Disamping itu, kedepan e-surat diharapkan dapat diakses melalui handpone, iPad, dan gadget lainnya dengan koneksi internet sehingga pimpinan yang sedang tugas diluar kantorpun bisa membaca surat dan memberikan disposisi serta memantau perkembangan secara cepat.
Arsip perkara digital (e-arsip perkara)
Arsip perkara digital atau e-arsip perkara adalah transformasi arsip perkara yang sudah berkekuatan hukum tetap dalam bentuk digital/elektronik sehingga pengarsipan perkara tertata dengan baik.
PA Kota Madiun menyadari bukanlah yang pertama yang menggagas e-arsip perkara ini. Sudah ada beberapa pengadilan agama lain yang juga menerapkan arsip perkara digital ini diantaranya adalah PA Jakarta Selatan yang sudah lama me-launching inovasi arsip digital.
E-arsip perkara bermanfaat mempermudah akses, mempercepat penyajian informasi, meminimalisir rusak atau hilangnya dokumen, dan menjadi backup arsip perkara.
Kalau e-surat inovasi bagian kesekretariatan, maka e-arsip perkara adalah inovasi yang digagas dan diimplementasikan oleh bagian kepaniteraan PA Kota Madiun.
Kedepan, PA Kota Madiun sudah menyusun road map (peta jalan) pengembangan e-arsip perkara ini. Jika ada dukungan dana, e-arsip perkara akan dikembangkan agar tidak hanya tranformasi arsip perkara kedalam bentuk digital, akan tetapi juga akan dikembangkan sebuah aplikasi sebagaimana e-surat yang mampu menyajikan berbagai data terkait perkara yang didigitalkan tersebut.
Harapannya kedepan e-arsip perkara akan menjadi pusat data yang memudahkan dalam membuat laporan bulanan dan tahunan serta mempermudah hakim, para peneliti atau mahasiswa yang membutuhkan data-data terkait perkara yang menjadi obyek kajian atau penelitian.
Virtual guide
Inovasi lain yang juga dikembangkan PA Kota Madiun adalah virtual guide. Virtual guide adalah penjelasan dan panduan proses beracara di PA Kota Madiun secara maya (tanpa tatap muka secara langsung).
Virtual guide bermanfaat memberikan kemudahan pihak berperkara dalam memperoleh informasi tentang proses pendaftaran perkara, tata cara dan prosedur mediasi, persidangan sampai pada putusan dan akta cerai dengan tanpa bertatap muka dengan petugas pengadilan. Inovasi ini juga meminimalisir dampak negatif dari pertemuan para pihak dengan petugas pengadilan.
Virtual guide saat ini masih dalam bentuk sederhana yaitu video penjelasan dan panduan yang diunggah di youtube dan web PA Kota Madiun (www.pa-kotamadiun.go.id). Dengan melihat video tersebut para pihak akan mendapatkan penjelasan dan panduan yang cukup lengkap tentang hal ihwal proses beracara di PA Kota Madiun.
PA Kota Madiun sudah menyusun road map (peta jalan) pengembangan virtual guide perkara ini. Kedepan, virtual guide diusahakan akan dikembangkan menjadi panduan maya yang berisi beberapa video yang lebih detail yang menjawab beberapa pertanyaan terkait proses beracara di pengadilan.
Kedepan, jika para pihak ingin mendapatkan informasi cukup dengan meng-klik pertanyaan di layar touchscreen yang sudah disediakan maka akan muncul video yang memberi penjelasan terkait informasi yang ditanyakan pihak tersebut.
(Abu Aisyah el-Mafaza)