Audit Eskternal SMM ISO 9001:2008 di PA Yogyakarta Oleh Tüv Nord

Yogyakarta | pa-yogyakarta.net

Setelah kurang lebih 2.5 bulan berkutat dengan segala persiapan penerapan Standar Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008, kemarin tanggal 03 s/d 04 Desember 2015, akhirnya Pengadilan Agama Yogyakarta kedatangan Auditor Eksternal SMM ISO 9001:2008 dari TÜV NORD yang diwakili oleh Pasti AY Ginting sebagai Lead Auditor.

Audit Eksternal yang dilakukan oleh  Lead Auditor selama 2 (dua) hari  meliputi audit Top Management, Management Representative, Tim Auditor Internal,  Kepaniteraan,  dan Bagian Kesekretariatan yang meliputi Sub Bagian Kepegawaian, Sub Bagian Keuangan dan Sub. Bag. Umum.

Metode audit yang dilakukan oleh Lead Auditor  Eksternal yaitu metode wawancara dan observasi di lapangan. Hari pertama audit meliputi Top Management, dimana pada audit tersebut Drs. H. Samsul Bahri, M.Hum. selaku Ketua Pengadilan Agama Yogyakarta diaudit seputar Management Responsibility, sesuai standar ISO tercantum dalam pasal 5.1. (Komitmen Manajemen), 5.2., (Fokus Pada Pelanggan), 5.3. (Kebijakan Mutu), 5.4.1. (Sasaran Mutu), 5.4.2. (Perencanaan Sistem Manajemen Mutu), 5.5.1. (Tanggung Jawab dan Wewenang), 5..5.3. (Komunikasi Internal) dan 5.6. (Tinjauan Manajemen).

Selain Top Management, Drs. H. Dedhy Supriady, MA.,selaku Management Representative penerapan SMM ISO 9001:2008 di Pengadilan Agama Yogyakarta diaudit proses Indentification of QMS Processes, QMS Documentation, Internal Audit sesuai standar ISO meliputi pasal 4.1. (Persyaratan Umum), 4.2. (Persyaratan Dokumentasi), 4.2.2. (Manual Mutu), 4.2.3. (Pengendalian Dokumen), 4.2.4. (Pengendalian Rekaman), 5.4.1. (Sasaran Mutu), 5.4.2.(Perencanaan Sistem Manajemen Mutu), 5.5.2. (Wakil Manajemen), 5.5.3. (Komunikasi Internal) 5.6. (Tinjauan Manajemen), 8.2.1. (Kepuasan Pelanggan), 8.2.3. (Pemantauan dan Pengukuran Proses), 8.4. (Analisis Data), 8.5.1. (Perbaikan Berlanjut), 8.5.2. (Tindakan Perbaikan), 8.5.3 (Tindakan Pencegahan). 

Panitera Sekretaris Pengadilan Agama Yogyakarta, Ahmadi, SH yang bertanggung jawab di Bagian Kepaniteraan dan Kesekretariatan di audit SMM ISO 9001:2008 seputar pasal 4.2.2 (Manual Mutu), 4.2.4. (Pengendaliaan Rekaman),  5.3. (Kebijakan Mutu), 5.4.1 (Sasaran Mutu), 5.4.2. (Perencanaan Sistem Manajemen Mutu), 6.1. (Penyediaan Sumber Daya), 6.2. (Sumber Daya Manusia), 6.3. (Prasarana), 6.4. (Lingkungan Kerja), 7.1. (Perencanaan Realisasi Produk/Jasa), 7.4.1. (Proses Pembelian), 7.4.2. (Informasi Pembelian), 7.4.3. (Verifikasi Produk Yang DiBeli), 7.5.1. Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa), 7.5.4. (Kepemilikan Pelanggan), 8.4. (Analisis Data), 8.5.1. (Perbaikan Berkelanjutan).

Pada kesempatan yang sama dilakukan juga audit eksternal terhadap Wakil Panitera, Panitera Muda Gugatan, Panitera Muda Permohonan, Panitera Muda Hukum, Wakil Sekretaris, Kasub. Bag. Kepegawaian, Kasub. Bag. Keuangan dan Kasub. Bag. Umum yang masing-masing dilakukan wawancara. Pada  audit eksternal tersebut juga di lakukan pengecekan terhadap Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM), pengendalian induk rekaman keperkaraaan, pengendalian dokumen acuan  masing-masing bagian sesuai standar SMM ISO 9001:2008.

Pasti AY Ginting, selaku lead auditor juga melakukan observasi lapangan dengan mengecek ruangan peruangan untuk memastikan pelayanan di Pengadilan Agama Yogyakarta sudah sesuai dengan standar manajemen mutu ISO 9001:2008.

Pada acara Closing Meeting Audit Eksternal SMM ISO 9001:2008 di Ruang Sidang Utama Pengadilan Agama Yogyakarta, Pasti AY Ginting, menyampaikan pada umumnya pelayanan di Pengadilan Agama Yogyakarta sudah berjalan dengan baik karena sudah sesuai dengan koridor peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.

Hanya saja bahwa sesuai standar internasional dan Standar Nasional Indonesia SMM ISO 9001:2008 Pengadilan  Agama Yogyakarta selain harus sesuai dengan  peraturan dan perundangan yang berlaku Pengadilan Agama Yogyakarta juga harus menerapkan Standar Manajemen Mutu berbasis ISO 9001:2008.

Dan pada kesempatan tersebut, Pasti AY Ginting menyampaikan ada 6 (enam) Improvement yang harus di lakukan selama 1 tahun kedepan, agar pelayanan di Pengadilan Agama Yogyakarta benar-benar sesuai dengan SMM ISO 9001:2008. Improvement tersebut akan kembali dicek kemajuannya pada tahun depan, bersamaan dengan audit eksternal SMM ISO 9001:2008 pada tahun 2016.

Pasti AY Ginting menyimpulkan, dengan memperhatikan hasil audit eksternal serta kondisi dan kesiapan Pengadilan Agama Yogyakarta dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 sekarang, beliau selaku Lead Auditor Eksternal akan mengusulkan Pengadilan Agama Yogyakarta untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 kepada TÜV NORD selaku badan sertifikasi.

Drs. H. Samsul Bahri, M.Hum. dalam sambutannya menyampaikan bahwa audit eksternal tersebut bermaksud membawa perbaikan yang sangat berguna bagi perbaikan pelayanan di Pengadilan Agama Yogyakarta, sehingga diharapkan semua improvement yang di minta oleh Lead Auidtor tersebut dapat segera ditindaklanjuti oleh masing-masing bagian, demi kesempurnaan pelayanan di Pengadilan Agama Yogyakarta.

Drs. H. Dedhy Supriady, MA, selaku Management Representative, menyampaikan ucapan terima kasih setinggi-tingginya kepada semua pihak yang terlibat dalam penerapan ISO SMM 9001:2008 di Pengadilan Agama Yogyakarta. Beliau menambahkan bahwa audit eksternal tersebut bukan akhir dari segalanya, tetapi merupakan langkah awal untuk menuju perbaikan dan inovasi yang lebih baik dimasa depan