Ini Isi Lengkap Instruksi Ketua PA Tamla Untuk Semester II

Tamiang Layang  | PA Tamiang Layang

Diketahui Ketua PA Tamla Ahmad Padli telah mengeluarkan instruksi Nomor W16-A11/429/KP.03/VII/2019, tanggal 18 Juli 2019. Instruksi yang ditujukkan kepada seluruh aparatur PA Tamla tersebut dikeluarkan Padli untuk meningkatkan kinerja seluruh aparatur PA Tamla di Semester II.

Padli menilai ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan oleh semua stekeholder yang ada di PA Tamla guna kemajuan PA Tamla. Berikut isi lengkap instruksi pertama orang nomor satu PA Tamla tersebut :

TENAGA KONTRAK

1. Meningkatkan kebersihan dan kerapian lingkungan kantor sesuai dengan pembagian tugas yang telah ditetapkan pada tanggal 15 April 2019.
2. Meningkatkan penerapan budaya kerja 5R, 3S, dalam pelayanan terhadap masyarakat di meja informasi dan PTSP serta dalam pelayanan internal.
3. Mengelola dan merawat tanaman hias secara teratur dan berkesinambungan.
4. Pro aktif mengupayakan pembersihan ruangan, meja kerja, halaman ,dan ruang sidang serta ruang pelayanan di luar jadwal yang sudah ditentukan.
5. Untuk driver harus aktif mengupayakan kelengkapan   dan kebersihan mobil operasional jika sewaktu-waktu diperlukan.

KESEKRETARIATAN

1. Umum dab Keuangan :

1. Mengupayakan penggunaan aplikasi persuratan untuk pengelolaan surat masuk / surat keluar.
2. Mengelola arsip surat masuk / surat kelauar secara digital dengan tetap memperhatikan tata kelola arsip secara manual.
3. Melakukan cek fisik terhadap seluruh arsip surat masuk dan surat keluar untuk menghindari adanya surat/dokumen yang hilang.
4. Melakukan  penataan administrasi  BMN dan persediaan dengan mengaktifkan aplikasi BMN / persediaan yang ditentukan serta dengan melengkapai Daftar BMN Ruangan, Label BMn dan dokumen lainnya sesuai ketentuan yang berlaku.
5. Secara berkala melaporkan Realisasi Anggaran, dan Daftar Aset / BMN kepada ketua dan menguploadnya pada web Pengadilan Agama Tamiang Layang.
6. Melakukan pengawasan/pembinaan dan evaluasi secara langsung terhadap pelaksanaan tugas tenaga kontrak terutama terkait kebersihan dan keamanan kantor Pengadilan Agama Tamiang Layang.
7. Secara tertib mengelola pengisian buku tamu yang berhubungan dengan kehadiran.
8. Pro aktif melakukan kontrol dan pemeliharaan terhadap peralatan kerja untuk menghindari kerusakan yang tidak diinginkan.
9. Melengkapi pertanggung jawaban realisasi belanja dengan dokumen / data dukung yang lengkap sesuai ketentuan.

2. Kepgawaian dan Ortala :

1. Menyelesaikan penyusunan file pegawai dan melengkapi dokumen yang belum lengkap dengan meminta langsung kepada pegawai yang bersangkutan.
2. Melengkapi data e-document yang dibutuhkan terkait aplikasi SIKEP / SIMPEG.
3. Melengkapi surat-surat atau formulir yang dibutuhkan dalam kaitannya dengan kedisiplinan sesuai peraturan yang berlaku.
4. Membuat dan mengelola absensi kehadiran, absensi apel, print out pinjer print secara rapi dan berkesinambungan. 
5. Mengelola dokumen rapat secara rapi dan lengkap, yang terdiri dari undangan notolen, absensi dan dokumentasi.
6. Pro-aktif terhadap proses kepegawaian yang berhubungan dengan kesejahteraan pegawai seperti impasing, kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat, usulan  penghargaan dan usulan mengikuti pendidikan dan pelatihan.
7. Memperbaharui dan membuat konsep SK-SK ketua yang telah ada sehubungan adanya mutasi jabatan wakil ketua dan panmud gugatan serta penambahan karyawan (CPNS).
8. Menginventasir dan membuat konsep SK-SK yang belum dibuat dan seharusnya ada sebagai kelengkapan administrasi.

3. IT dan Perencanaan :

1. Menyusun rencana pengelolaan IT dengan mempertimbangkan alokasi dana yang ada, lengkap dengan tahapan-tahapannya selama 1 tahun.
2. Pro aktif mengelola IT agar dapat berfungsi secara maksimal.
3. Mengupayakan inovasi-inovasi yang berbasis teknologi guna kelancaran pelayanan dan atau pelaksanaan tugas keseharian.
4. Pro aktif melakukan update aplikasi-aplikasi yang digunakan untuk pelaksanaan Tupoksi.
5. Megupayakan agar website Pengadilan Agama Tamiang Layang terisi lengkap dan update sesuai ketentuan yang berlaku.
6. Pro aktif mensosialisasikan rencana-rencana yang telah disepakati bersama, baik yang berhubungan dengan RKAKL maupun rencana kerja lainnya.
7. Mempersiapkan lebih awal format-format yang terbaik untuk digunakan dalam Laporan Tahunan, LKJIP dan Laporan lainnya dengan mencari perbandingan dari berbagai sumber.

4. Lain-lain :

Mengadakan rapat internal kesekretariatan secara berkala dengan dokumen rapat berupa undangan, notulen, absensi dan dokumentasi.

KEPANITERAAN

1. Panggilan :

1. Merumuskan dan melaksanakan cara yang tepat untuk mencegah terulangnya panggilan sidang / pemberitahuan putusan yang tidak dilaksanakan.
2. Khusus untuk perkara ghaib, agar panggilan terhadap Tergugat/Termohon dilakukan dengan memperhatikan ketentuan yang  berlaku, dimana pemanggilan kedua dilakukan 1 bulan setelah panggilan pertama, dan paling sedikit 3 bulan sebelum hari sidang.
3. Untuk kelengkapan arsip digital dan memudahkan majelis hakim, maka relaas panggilan agar di scan dan di upload di aplikasi SIPP oleh JSP.
4. Khusus untuk panggilan delegasi / tabayun agar dikelola oleh koordinator secara aktif baik administrasi secara manual maupun melalui aplikasi SIPP.
5. Transaksi / pengeluaran biaya panggilan / pemberitahuan diusahakan sama dengan tanggal pelaksanaan panggilan atau sedapat mungkin dikeluarkan dalam waktu yang tidak terlalu lama dengan tanggal pelaksanaan.

2. Persidangan :

1. Membat daftar petugas persidangan dan rincian tugasnya.
2. Untuk kelengkapan arsip digital maka BAS yang telah dikoreksi agar segera diupload melalului aplikasi SIPP. 
3. Untuk kelengkapan arsip digital maka bukti tertulis discan dan diupload di aplikasi SIPP.
4. Untuk tertib dan percepatan penyelesaian Berita Acara Sidang, maka Panitera / PP harus menggunakan format Berita Acara Sidang yang sama untuk perkara dan tahapan persidangan yang sama, dengan mengajukan konsep BAS yang disepakati kepada Majelis Hakim, yang kemudian dikoreksi dan disepakati oleh Majelis Hakim.
5. Dalam proses persidangan, Panitera / PP pro-aktif mengisi instrumen penundaan / instrumen panggilan / instrumen pemberitahuan untuk ditanda tangani oleh ketua Majelis Tunggal.

3. Pemberkasan / Arsip Perkara :

1. Berkas yang sudah dilaporkan minutasinya, agar diserahkan kepada pengelola arsip perkara selambatnya 14 hari setelah minutasi, guna menghindari adanya berkas perkara yang tidak terkontrol penyimpanan / keamanannya.
2. Pengelola arsip perkara agar melaporkan jumlah setiap akhir bulan kepada ketua pengadilan, berkas perkara yang ada dalam pengelolaannya, berkas perkara yang dipinjam, dan berkas perkara yang belum diserahkan setelah melewati batas waktu 14 hari pasca minutasi disertai keterangan nama Panitera/PP yang menanganinya.

4. Register :

1. Melakukan upaya-upaya yang dipandang perlu untuk menghindari adanya pihak berperkara yang membayar biaya perkara tanpa melaporkan kepada pengadilan.
2. Setelah pengadaan printer A3, maka seluruh register / buka / jurnal perkara dan keuangan perkara harus diprint-out setiap bulan dan dikelola secara rapi dan berkesinambungan.

5. Lain - lain :

1. Untuk mempersiapkan kader petugas kasir, sekaligus untuk pemerataan beban kerja, maka kasir (Muhamad Nor Kifli, S.HI) secara bertahap melakukan sharing teknis dan informasi kepada Tofi’in, S. HI sampai SK defentif petugas kasir yang baru diterbitkan.
2. Untuk mempersiapkan kader pelaksana tugas kejurusitaan maka Jurusita Pengganti yang ada dapat melakukan tugasnya didampingi CPNS Pengadilan Agama Tamiang Layang.
3. Mengadakan rapat internal kepaniteraan secara berkala dengan dokumen rapat banyak berupa undangan, notulen, absensi dan dokumentasi.

HAWASBID

1. Melengkapi laporan tertulis terhadap pelaksanaan pengawasan Triwulan I dan II dan menyerahkannya kepada ketua untuk ditindaklanjuti.
2. Melakukan pengawasan dan pembinaan langsung terhadap petugas / pelaksana sesuai bidang masing-masing diluar pengawasan yang dilakukan secara periodik, dengan memperhatikan mekanisme pengawasan yang berlaku.

WAKIL KETUA

Melakukan pengawasan dan mengevaluasi tindak lanjut dari instruksi ini dengan memimpin rapat dan menerima laporan tertulis dari Bagian Kepaniteraan dan Bagian Kesekretariatan untuk diteruskan kepada ketua Pengadilan Agama Tamiang Layang.(acl)