Dirjen Badilag mengungkapkan, penggunaan timesheet secara resmi ini merupakan respons terhadap instruksi pimpinan MA. Pasca terbitnya PP 94/2012, pimpinan MA menemukan fakta kurang disipilinnya sebagian hakim saat masuk dan pulang kantor.
“Berbeda dengan para pegawai, sekarang ini kalau hakim tidak masuk atau terlambat kerja, tidak ada potongan tunjangan. Akibatnya ada sebagian hakim yang kurang disiplin. Ini menjadi keprihatinan pimpinan MA,” ujar Dirjen Badilag.
Dengan menggunakan timesheet, pimpinan dapat memantau aktivitas harian seorang hakim atau pegawai. “Kami di Badilag dapat memantau PTA dan PTA memantau PA,” Dirjen Badilag menambahkan.
Untuk sementara, aplikasi turunan SIMPEG ini akan digunakan Badilag untuk memantau aktivitas harian ketua, wakil ketua, hakim tinggi dan panitera/sekretaris PTA/MS Aceh. Pada saatnya nanti, aplikasi ini akan diterapkan untuk seluruh pimpinan, hakim dan pegawai pengadilan tingkat pertama dan banding di lingkungan peradilan agama.
Teknisnya, di setiap satker ada petugas khusus yang menjadi administrator timesheet. Petugas itu bisa Kasubbag Kepegawaian atau pegawai lain yang ditunjuk pimpinan satker. Agar bisa mengoperasikan timesheet, mereka diberi password dan username oleh pengelola timesheet Badilag.
Setelah itu, setiap hari, administrator timesheet tiap-tiap satker memasukkan dan memperbarui informasi pada timesheet. Di situ, administrator timesheet menulis ketua, wakil ketua, hakim tinggi dan pan/sek masuk kerja atau tidak. Jika sedang di luar kantor, disebutkan nama tempatnya dan apa aktivitasnya.
Dengan demikian, agar informasi yang tersaji akurat, timesheet mensyaratkan adanya kejujuran pimpinan satker dan administrator timesheet.
Dirjen Badilag mengatakan, meski sudah di-launching, aplikasi ini tidak langsung dapat diterapkan. “Kami akan melatih dulu admin-admin di PTA agar bisa mengoperasikannya,” ujarnya.
Lebih sederhana
Sesungguhnya Badilag sudah cukup lama mempersiapkan alat ukur kinerja harian pegawai bernama timesheet. Tahun 2010 lalu, aplikasi ini sudah diujicobakan secara terbatas di Badilag sendiri. Namun, karena beberapa sebab, penggunaan aplikasi ini tidak berjalan maksimal.
Dibanding dengan timesheet yang dikembangkan Badilag sejak 2010 itu, timesheet yang diresmikan penggunaannya sekarang ini jauh lebih sederhana.
Timesheet versi 2010 itu tak ubahnya buku harian yang mencatat kegiatan pegawai secara rinci. Tidak hanya dapat dimanfaatkan secara individual, aplikasi ini juga bisa dipakai secara kelompok.
Di dalam timesheet versi 2010 itu terdapat tiga menu utama, yakni event, task, dan project. Pada menu event, setiap pegawai bisa mengisinya dengan rincian kegiatan selama jam kerja. Mulai masuk kerja hingga pulang kerja harus diisi dengan kegiatan yang berkaitan dengan tupoksi.
Menu task digunakan pihak atasan untuk memberi penugasan kepada pegawai di bawahnya. Dengan memanfaatkan timesheet, batas waktu penugasan itu bisa ditetapkan dengan jelas. Ini sekaligus untuk memacu pegawai agar menyelesaikan tugasnya tepat waktu.
Sementara itu, menu project digunakan untuk membantu pelaksanaan kegiatan tertentu yang melibatkan banyak pegawai. Yang dimaksud kegiatan tertentu di sini ialah kegiatan yang tidak rutin, tetapi sudah diagendakan dan mendapat persetujuan dari pimpinan.
Secara teknis, menggunakan timesheet versi 2010 tidak terlalu sukar. Cukup dengan empat langkah, tiap pegawai sudah bisa memanfaatkan aplikasi ini. Langkah pertama ialah membuka aplikasi tersebut. Kedua, mengisi username dan password—yang akan diberikan oleh administrator. Ketiga, mengklik menu-menu utama yang ada. Keempat, menyimpan seluruh data yang sudah dimasukkan dengan mengklik “submit”.
Meski gampang dikuasai, tapi untuk memanfaatkan timesheet versi 2010 juga diperlukan sejumlah prasyarat. Seluruh pegawai harus bisa mengoperasikan komputer atau laptop. Di samping itu, tiap pegawai juga harus mampu mengisi waktunya dengan pekerjaan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan tupoksinya, lalu menuliskan laporannya tiap hari.
Hal lain yang mesti diperhatikan ialah koordinasi dan supervisi. Pihak atasan harus memastikan pegawai di bawahnya mengisi timesheet-nya dengan benar. Jika ini tidak dilakukan, sebuah task maupun project terancam tidak bisa terlaksana dengan baik.
Timesheet seperti inilah yang dipakai oleh lembaga seperti BPK dan KPK saat ini—tentu dengan kekhasan masing-masing.
[hermansyah]