Proyek Perubahan Dirbinadmin Badilag Mencapai Babak Final
Jakarta l Badilag.net
Direktur Pembinaan Administrasi Peradilan Agama Ditjen Badilag Dr. H. Hasbi Hasan, M.H. sedang memfinalkan proyek perubahan yang diusungnya dalam rangka mengikuti Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tahap II (Diklatpim II) yang diselenggarakan Lembaga Administrasi Negara (LAN).
Proyek perubahan itu mengenai integrasi Sistem Informasi Administrasi Perkara Peradilan Agama (SIADPA) dengan Sistem Informasi Manajemen Pernikahan (SIMKEH) dan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK).
“Laporan proyek perubahan ini harus selesai pekan ini karena tanggal 10 November nanti harus saya presentasikan di LAN,” kata Hasbi Hasan, usai mengirim laporan proyek perubahannya lewat e-mail kepada pembimbing atau couch, Senin (3/11/2014) siang.
Laporan itu lebih dari 100 halaman tebalnya. Sekitar 70 halaman merupakan evidences atau bukti-bukti dilakukannya proyek perubahan.
Laporan itu dimulai dengan paparan mengenai latar belakang perlunya integrasi SIADPA, SIMKEH dan SIAK. Setelah itu Hasbi Hasan mengungkap segi-segi positif jika ketiga aplikasi tersebut diintegrasikan, baik bagi Ditjen Badilag MA, Ditjen Bimas Islam Kemenag maupun Ditjen Dukcapil Kemendagri. Hasbi Hasan lantas menguraikan tujuan proyek perubahannya dalam jangka pendek, menengah dan panjang.
Pada halaman-halaman berikutnya, Hasbi Hasan menjabarkan tahap demi tahap proyek perubahannya, memetakan stakeholders, mengungkap Tim Proyek Perubahan yang dibentuknya beserta uraian tugasnya, lalu merinci hambatan-hambatan dan solusi-solusinya.
Bukti-bukti yang disertakannya dalam laporan itu bervariasi, mulai dari formulir persetujuan coach dan mentor, formulir dukungan stakeholders, MoU, nota dinas, surat undangan, surat tugas, daftar hadir, notulensi, foto, hingga berita. Hasbi Hasan juga menyertakan bahan presentasi dalam bentuk power point.
“Ini untuk menunjukkan bahwa diklat ini benar-benar saya lakukan sesuai pedoman yang ditetapkan oleh LAN,” tandas Hasbi Hasan.
Stakeholders menyambut positif
Hasbi Hasan mulai mengikuti Diklatpim II pada pertengahan Juli 2014. Sebentar menjalani diklat on campus, sebagian besar waktu Hasbi Hasan dihabiskan untuk diklat off campus guna mewujudkan proyek perubahan yang diusungnya. Memang demikianlah LAN mengubah metode diklatnya mulai tahun ini.
Tidak mudah memilih fokus dan judul proyek perubahan. LAN mematok standar yang tinggi. “Semakin banyak stakeholders yang dilibatkan dan semakin bermanfaat buat masyarakat, nilainya semakin tinggi,” kata Hasbi Hasan.
Proposal proyek perubahan mengenai integrasi tiga aplikasi dari tiga instansi yang berbeda itupun disetujui oleh pembimbing atau couch dari LAN. Dirjen Badilag kala itu, Dr. H. Purwosusilo, S.H., M.H., yang bertindak sebagai mentor juga memberi dukungan dan masukan.
Balik ke kantor untuk melakukan diklat off campus, Hasbi Hasan segera mengumpulkan para pejabat dan pegawai di unit kerjanya. Di Laboratorium SIADPA, Hasbi Hasan memperkenalkan proyek perubahannya, sekaligus mendapatkan umpan balik berupa masukan-masukan dari anak buahnya.
Tidak lama setelah itu, Hasbi Hasan membentuk Tim Proyek Perubahan melalui sepucuk SK. Tim ini terdiri dari dua kelompok. Kelompok pertama fokus pada sisi teknologi atau disebut tim teknis. Sementara kelompok kedua fokus pada penyusunan laporan atau disebut tim akademis. Tim ini langsung berada di bawah komando Hasbi Hasan.
Usai membentuk Tim Proyek Perubahan, pejabat eselon II itu melakukan koordinasi dan konsultasi dengan berbagai pihak. Pada setiap koordinasi dengan cara korespondensi dan tatap muka itu, Hasbi Hasan selalu melibatkan anggota Tim Proyek Perubahan yang dibentuknya.
Koordinasi yang paling prioritas dilakukannya dengan pihak internal MA, mulai dari Dirjen Badilag, Kepala BUA hingga Sekretaris MA.
Setelah itu, ia berkoordinasi dengan dua stakeholder utama, yaitu Direktorat Urusan Agama Islam dan Pembinaan Syariah Ditjen Bimas Islam Kemenag dan Direktorat Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan Ditjen Dukcapil Kemendagri.
Berikutnya, Hasbi Hasan melakukan koordinasi dengan stakeholders eksternal mulai dari World Bank, AIPJ, PEKKA hingga Puskapa UI.
“Saya bersyukur, para stakeholder memberi respon positif terhadap proyek perubahan yang saya lakukan,” ujar Hasbi Hasan.
Setelah melakukan koordinasi dengan berbagai pihak itu, Hasbi Hasan fokus pada pengerjaan laporan. Pada waktu bersamaan, portal integrasi SIADPA, SIMKEH dan SIAK dibuat dan disempurnakan oleh Tim Proyek Perubahan yang kemudian disokong juga oleh Timnas SIADPA.
Pentingnya observasi di lapangan
Atas undangan AIPJ dan Puskapa UI, pada pertengahan Oktober lalu Hasbi Hasan dan sebagian anggota Tim Proyek Perubahan meninjau langsung pelaksanaan sidang terpadu di Kabupaten Asahan, Sumatera Utara.
Kesempatan itu digunakan Hasbi Hasan untuk mengobservasi pelaksanaan sidang isbat nikah terpadu yang melibatkan tiga instansi, yaitu PA, KUA dan Disdukcapil. Selain berkomunikasi dengan para petugas dari tiga instansi tersebut, Hasbi Hasan juga berdialog dengan masyarakat yang mendapatkan manfaat dari sidang terpadu itu.
Di lokasi sidang terpadu, Hasbi Hasan juga berkomunikasi dengan Pimpinan AIPJ Craig Ewers dan Penasehat Senior AIPJ yang juga mantan Dirjen Badilag, Wahyu Widiana.
Observasi terhadap pelaksanaan sidang terpadu itu sangat penting buat Hasbi Hasan, karena sesungguhnya urgensi dari pengintegrasian SIADPA, SIMKEH dan SIAK terlihat nyata pada sidang terpadu.
Di situ Hasbi Hasan juga dapat melihat langsung hambatan-hambatan proses integrasi ketiga aplikasi tersebut, baik dari sisi birokrasi maupun teknologi, untuk kemudian merumuskan jalan keluarnya bersama pihak Kemenag dan Kemendagri.
[hermansyah]