Agar bisa menggunakan aplikasi ini, mereka harus terlebih dahulu melakukan log in dengan menggunakan username dan password tertentu.
Seorang pegawai Badilag 'tenggelam' dalam tumpukan laporan kegiatan.
Setelah berhasil log in, pengguna aplikasi ini akan menemukan berbagai menu, mulai dari jenis kegiatan dan sub kegiatan, waktu dan tempat kegiatan, nama-nama narasumber dan peserta, hingga anggaran yang digunakan.
Pengguna aplikasi ini dapat memasukkan, mengoreksi dan memonitor data pada kolom-kolom yang telah disediakan, sesuai dengan tingkatan hak akses yang dimiliki oleh pengguna.
“Nanti semua orang akan bisa menggunakan aplikasi ini. Tidak sulit. Tapi akan lebih efektif kalau yang menggunakan aplikasi ini adalah PPK dan BPP karena terkait dengan pertanggungjawaban keuangan,” ungkap Sekretaris Ditjen Badilag.
Aplikasi ini berguna untuk mengontrol kesesuaian antara pelaksanaan dan jadwal kegiatan yang telah disusun. Aplikasi ini juga bisa dipakai untuk memantau penggunaan anggaran dan output tiap-tiap kegiatan.
“Nanti tiap dokumen ada back up-nya. Kelengkapan dokumen itu sangat perlu. Bukan hanya uangnya habis, sertifikat ada,” Sekretaris Ditjen Badilag menegaskan.
Ia menambahkan, pertanggungjawaban kegiatan bukan sekadar dapat diserapnya anggaran secara optimal. “Lebih dari itu, kita berharap semua kegiatan dilaksanakan secara tertib, mulai perencanaan, hingga evaluasi dan pelaporan,” tandasnya.
Cocok dengan E-Audit BPK
Tiap tahun, ada puluhan kegiatan yang diselenggarakan Badilag, mulai dari bimbingan teknis, rapat kerja, rapat koordinasi, penyusunan naskah, hingga fit and proper test calon pimpinan PA-PA tertentu.
Selama ini, penghimpunan laporan kegiatan seluruh unit kerja di Badilag menjadi tugas Bagian Organisasi dan Tatalaksana. Hanya, sayangnya, menurut Sekretaris Ditjen Badilag, laporan-laporan kegiatan itu belum terhimpun dengan baik.
“Saya lihat banyak tumpukan berkas di sana. Itu laporan kegiatan direktorat-direktorat tiap tahun. Secara fisik, laporan itu memang ada. Tapi ada kendala, yaitu tercecernya dokumen pada panitia. Soft copy-nya masih di mana-mana. Kalaupun ada soft copy-nya, belum tertangani oleh personal yang punya tanggung jawab untuk itu,” bebernya.
Dari situ, kemudian muncullah ide untuk membuat aplikasi e-kegiatan. Apalagi, ke depan BPK juga menerapkan e-audit.
“Jadi, kita mendahului. Kalau mau diaudit secara elektronik, kita sudah bisa,” kata Sekretaris Ditjen Badilag.
Saat ini, aplikasi e-kegiatan belum digunakan secara resmi oleh Badilag. Masih ada beberapa bagian dari aplikasi tersebut yang sedang disempurnakan. Meski demikian, dalam waktu dekat, aplikasi ini segera diresmikan penggunaannya.
“Melalui aplikasi ini, tidak ada cara belajar yang sulit. Siapa yang diberi tanggung jawab, dia akan bisa,” Sekretaris Ditjen Badilag menegaskan.
[hermansyah]