External Assessment SAPM pada PTA Medan

Medan | PTA Medan

Tidak terhitung sudah peluh dan lelah keluarga besar Pengadilan Tinggi Agama Medan demi mensukseskan Sertifikasi Akreditasi Penjaminan Mutu (SAPM) yang sedang viral di Mahkamah Agung Republik Indonesia.

Akhirnya kerja keras tersebut mencapai titik nadirnya disaat tim assessor dari Badan Peradilan Agama (Badilag) Mahkamah Agung RI berkunjung ke Pengadilan Tinggi Agama Medan untuk melakukan assessment terhadap polopor SAPM Tingkat Banding Peradilan Agama di Indonesia ini.

Adalah Drs. H. Achmad Jufri, S.H., M.H.; Hermansyah, S.H.I.; dan Aminuddin Bukhari Harahap, A.Md. yang menyambangi Pengadilan Tinggi Agama Medan di pagi hari 03 Juli 2018 pukul 08:30 WIB. Kedatangan tim disambut oleh seluruh pejabat dan pegawai yang berbaris di halaman Pengadilan Tinggi Agama Medan. Ketua Pengadilan Tinggi Agama Medan dan seluruh Hakim Tinggi telah menunggu di lobby atas Pengadilan Tinggi Agama Medan. Sesampainya rombongan di lobby atas, Ketua Pengadilan Tinggi Agama Medan: Drs. M. Taufiq H. Z., M.H.I. berkesempatan untuk mengenakan Ulos kepada Drs. H. Achmad Jufri, S.H., M.H. yang merupakan Lead Assessor dari tim tersebut. Adat Batak dalam penyambutan tamu ini perlambang dari keteduhan yang teriring do’a semoga Tim Assessor betah dan nyaman selama berada di Pengadilan Tinggi Agama Medan ini.

Opening Meeting

Setelah beberapa menit beristirahat di ruang Ketua Pengadilan Tinggi Agama Medan, tim assessor kemudian menuju Aula Pengadilan Tinggi Agama Medan di yang terletak di lantai 3 untuk memulai Opening Meeting dari External Assessment SAPM Pengadilan Tinggi Agama Medan pada pukul 09:30 WIB.

Acara dibuka oleh Addelaida Rangkuti, S.H., M.M. (Panitera Pengganti Pengadilan Tinggi Agama Medan) yang bertindak sebagai pembawa acara. Namun sebelum acara inti dimulai Dra. Hj. Rokhanah, S.H., M.H. (Hakim Tinggi Pengadilan Tinggi Agama Medan) maju ke depan mimbar, memimpin yel-yel akreditasi untuk membakar semangat seluruh hadirin dalam pelaksanaan External Assessment ini. “PTA Medan…, Akreditasi…, Sukses…, Yes! Yes! Yes!”

Semangat telah terbarukan, dan acara berlanjut kepada sambutan dari Ketua Pengadilan Tinggi Agama Medan: Drs. M. Taufiq H. Z., M.H.I. Mengawali sambutannya beliau memperkenalkan satu per satu pejabat dan pegawai pada satuan kerja Pengadilan Tinggi Agama Medan kepada tim assessor. Setiap personil yang disebutkan namanya oleh Ketua Pengadilan Tinggi Agama Medan dipersilahkan untuk berdiri.

Melanjutkan sambutannya Drs. M. Taufiq H. Z., M.H.I. melaporkan kegiatan-kegiatan yang terkait dengan pencapaian SAPM di Pengadilan Tinggi Agama Medan. Bermula dari sekedar ide yang tercetuskan pada sebuah diskusi tentang standar Peradilan Agama Tingkat Banding, hingga perjuangan tanpa kenal lelah dari keluarga besar Pengadilan Tinggi Agama Medan yang rela pulang larut malam demi melengkapi dokumen-dokumen SAPM ini, beliau menceritakan semuanya secara kronologis bagaimana perjuangan Pengadilan Tinggi Agama Medan selama sekitar 7 bulan terakhir ini. Beliau juga mengatakan bahwa walaupun banyak dari hakim tinggi yang walaupun rambutnya sudah memutih, namun semangat tetap membara untuk bekerja hingga malam hari. “Yah, karena itu tadi, ingin meningkatkan kualitas bekerja, ingin meningkatkan pelayanan kepada masyarakat, kita tidak mengenal siang dan malam.” ujar Drs. M. Taufiq H. Z., M.H.I.

Acara begulir kepada puncaknya di saat Lead Assessor: Drs. H. Achmad Jufri, S.H., M.H. angkat suara dalam opening meeting ini. Mengawali penyampaiannya beliau mengutarakan bahwa kedatangan tim assessor ke tanah Medan ini bukanlah untuk mencari-cari kesalahan Pengadilan Tinggi Agama Medan, melainkan hanya mencari ketidaksesuaian antara implementasi dengan standar SAPM Peradilan Agama Tingkat Banding. Karena secara konseptual, cikal bakal SAPM Peradilan Agama Tingkat Banding sendiri secara konseptual dilahirkan di Pengadilan Tinggi Agama Medan. Selanjutnya lead assessor menegaskan bahwa persoalan apakah sebuah satuan kerja tersebut terakreditasi atau tidaknya saat ini, itu bukanlah suatu hal yang terlalu penting; yang terpenting adalah bagaimana akreditasi ini terus berjalan, dikembangkan dan yg paling utama adalah diimplementasikan di pada kegiatan keseharian satuan kerja tersebut.

Di kesempatan ini lead assessor menjelaskan metode yang akan digunakan dalam pelaksanaan External Assessment ini. Tim Assessor akan berbagi tugas dalam meng-assessment penanggung jawab (PJ) bidang yang ada, yaitu:

• Drs. H. Achmad Jufri, S.H., M.H. akan meng-assessment PJ Manajemen
• Hermansyah, S.H.I. akan meng-assessment PJ Kepaniteraan
• Aminuddin Bukhari Harahap, A.Md. akan meng-assessment PJ Kesekretariatan beserta dengan Sarana dan Prasarana

External assessment ini nantinya akan dilaksanakan dalam 2 tahap, yaitu: telaah dokumen dan yang dilanjutkan dengan penelusuran dokumen. Jadwal palaksanaan assessment ini secara keseluruhan akan dilaksanakan dalam 3 hari. Namun tidak menutup kemungkinan, apabila semua tugas assessor telah selesai, maka Closing Meeting akan dilaksanakan lebih cepat dari jadwal yang telah direncanakan.

Mendekati akhir penyampaiannya Drs. H. Achmad Jufri, S.H., M.H. memohon bantuan dan kerjasama dari seluruh keluarga besar Pengadilan Tinggi Agama Medan agar external assessment ini dapat diwujudkan dengan baik dan berjalan dengan lancar. Ucapan terima kasih yang disampaikan beliau atas sambutan dan penerimaan baik dari keluarga besar Pengadilan Tinggi Agama Medan atas kedatangan tim assessor, menutup penyampaian beliau pada opening meeting ini.

Pembacaan do’a oleh Drs. H. Syofyan Sauri, S.H. (Panitera Pengganti Pengadilan Tinggi Agama Medan) menutup keseluruhan Opening Meeting External Assessment di pagi itu, yang dirangkaikan dengan sesi foto bersama.

Proses External Assessment

Tidak ingin menunda pekerjaan yang sudah menunggu di pelupuk mata, setelah ditutupnya acara Opening Meeting’s External Assassment, tim assessor segera bekerja. Sesuai dengan metode yang telah dijelaskan oleh lead assessor sebelumnya, tahap pertama assessment adalah melakukan telaah dokumen yang ada di Pengadilan Tinggi Agama Medan. Pelaksanaan tahap pertama assessment ini dipusatkan di ruang rapat Pengadilan Tinggi Agama Medan yang terletak di lantai 2.

Secara bergantian pejabat-pejabat Pengadilan Tinggi Agama Medan memasuki ruang rapat untuk diperiksa dokumen-dokumennya. Keseriusan para assessor terpancar jelas melalui air wajah mereka dalam melakukan pemeriksaan dokumen. Para pejabat yang terkait juga dengan sigap menyediakan segala kebutuhan dokumen yang diminta oleh tim assessor. Perlahan namun dengan penuh ketegasan para assessor memberikan pertanyaan-pertanyaan beserta dengan masukan-masukan kepada para pejabat, terkait dengan dokumen-dokumen yang mereka sediakan.

Waktu telah menunjukkan pukul 16:30 di sore hari itu. Namun lampu ruang rapat Pengadilan Tinggi Agama Medan belum kunjung dipadamkan. Kendaraan-kendaraan pegawai masih belum bergeming dari tempat parkir. Lelah memang tergambar dari wajah para assessor yang telah bekerja seharian, namun kecepatan dan ketepatan kerja masih belum menurun. Bara semangat para assessor inilah yang memacu pejabat pimpinan, hakim tinggi, pejabat kepaniteraan dan kesekretarian, beserta pegawai dan tenaga honorer untuk tetap di tempat kerjanya dan memperbaiki kesalahan minor dari dokumen-dokumen yang sedang ditelaah tersebut. Perjuangan panjang di hari itu diakhiri pada sekitar pukul 21:30. Raut kepuasan terlihat dari tim assessor bersamaan dengan sedikit kelegaan dari keluarga besar Pengadilan Tinggi Agama Medan bahwa kerja keras mereka dalam 7 bulan terakhir ini tidak sia-sia.

Hari tersebut memang berakhir, namun perjuangan belum selesai. Keesokan harinya, pada 04 Juli 2018, tim assessor memasuki tahap ke 2 dari External Assessment ini: penelusuran dokumen. Bak pegawai setempat, tim assessor telah duduk di ruang rapat sebelum pukul 08:00 di pagi hari. Beberapa jam istrahat di penginapan sepertinya sudah cukup untuk me- “re-boot” ulang fisik dan psikis tim assessor untuk melaksanakan kelanjutan External Assessment di hari ini.

Jika pada hari sebelumnya tim assessor hanya berkutat seharian di ruang rapat lantai 2 Pengadilan Tinggi Agama Medan, hari ini tim assessor akan mengobservasi setiap ruangan Pengadilan Tinggi Agama Medan dari mulai lantai 1 sampai dengan 3, serta memberi penilaian atas pengamatan mereka tersebut. Tidak satu pun sudut ruangan yang luput dari observasi para assessor tersebut. Demi mencermati setiap tatanan yang ada, para assessor rela merasakan 35 derajat Celcius suhu udara di areal parkir terbuka yang berada tepat di tepi jalan Kapten Sumarsono, hingga melakukan pengamatan dalam kesejukan rumah Allah di lantai 3 Pengadilan Tinggi Agama Medan. Mereka pun dengan rendah hati bersedia memberikan masukan yang berarti kepada setiap pejabat dan pegawai yang terkait, yang terus mendampingi mereka dalam External Assessment ini.

Closing Meeting

Kecepatan dan ketepatan kerja dari tim assessor serta dukungan penuh dari seluruh pejabat dan pegawai Pengadilan Tinggi Agama Medan membuat proses External Assessment mencapai akhirnya lebih cepat satu hari dari jadwal yang telah direncanakan. Sistem text-to-speech yang berada ruangan Sub Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga membahanakan pengumuman melalui sistem pengeras suara ke seluruh penjuru gedung Pengadilan Tinggi Agama Medan, bahwa acara Closing Meeting External Assessment akan dimulai pada pukul 15:30 di hari itu; beserta mengajak seluruh keluarga besar Pengadilan Tinggi Agama Medan berkumpul di ruang Aula yang berada di lantai 3, untuk menghadapi final destiny dari SAPM pada Pengadilan Tinggi Agama Medan.

Addelaida Rangkuti, S.H., M.M. membuka Closing Meeting tersebut sesaat setelah tim assessor dan seluruh keluarga besar Pengadilan Tinggi Agama Medan berkumpul di Aula Pengadilan Tinggi Agama Medan. Mengingat waktu yang sudah mendekati jam pulang, acara langsung dilanjutkan kepada inti dari Closing Meeting, yaitu penyampaian temuan-temuan yang diperoleh oleh tim assessor selama 2 hari ini. Dimulai oleh Drs. H. Achmad Jufri, S.H., M.H. yang menyampaikan temuan di bidang Manajemen, yang dilanjutkan dengan Hermansyah, S.H.I. pada bidang Kepaniteraan dan ditutup oleh Aminuddin Bukhari Harahap, A.Md. yang mengutarakan temuan-temuan di bidang Kesekretariatan beserta dengan Sarana dan Prasarana. Secara garis besar, tidak terlalu banyak temuan-temuan yang didapatkan oleh tim assessor. Walaupun begitu temuan tersebut menjadi catatan penting bagi seluruh pejabat terkait agar dapat segera diperbaiki ke depannya dalam waktu yang sesingkat mungkin.

Raut wajah tegang dari seluruh keluarga besar Pengadilan Tinggi Agama Medan menjadi cerah saat hasil assessment tersebut diserahkan secara resmi oleh lead assessor: Drs. H. Achmad Jufri, S.H., M.H. kepada Ketua Pengadilan Tinggi Agama Medan: Drs. M. Taufiq H. Z., M.H.I. Riuh tepuk tangan mengiringi prosesi penyerahan hasil assessment tersebut. Tersirat kebahagian di wajah seluruh keluarga besar Pengadilan Tinggi Agama Medan karena teruji sudah kerja keras selama berbulan-bulan ini dengan hasil yang cukup memuaskan.

Rangkaian acara berlanjut kepada sambutan dari Ketua Pengadilan Tinggi Agama Medan: Drs. M. Taufiq H. Z., M.H.I. Mengawali sambutannya beliau berharap agar seluruh temuan yang telah disampaikan oleh tim assessor tadi, dapat segera bersama-sama diperbaiki dalam waktu kurang lebih 1 bulan. Dalam kesempatan ini Ketua Pengadilan Tinggi Agama Medan mengucapkan terima kasih kepada kerja keras tim assessor yang selama 2 hari ini sudah bekerja keras untuk melakukan assessment atas karya-karya keluarga besar Pengadilan Tinggi Agama Medan selama ini. Beliau juga mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada setiap personil Pengadilan Tinggi Agama Medan yang telah bersusah payah dan bekerja keras dengan ikhlas, meluangkan waktunya hingga malam hari selama proses SAPM yang telah berjalan kurang lebih 7 bulan ini. Mengakhiri sambutannya Drs. M. Taufiq H. Z., M.H.I. berharap semoga hasil assessment hari ini dapat mengantarkan Pengadilan Tinggi Agama Medan untuk mendapatkan nilai Akreditasi; “A Excellent”.

Acara Closing Meeting ditutup dengan lantunan do’a yang dipimpin oleh Drs. H. Syofyan Sauri, S.H., yang dirangkaikan dengan sesi foto bersama. (ap)