Training of Traniner (ToT) Calon Auditor Sistem Manajemen Mutu (SMM) Peradilan Agama Wilayah Sumatera

Medan | PTA Medan

Sesuai dengan rencana yang telah disusun sebelumnya, Direktorat Jendral Badan Peradilan Agama (Ditjen Badilag) Mahkamah Agung RI yang bekerja sama dengan Pengadilan Tinggi Agama Medan  melaksanakan sebuah event yang merupakan tindak lanjut dari acara E-Test untuk Penjaringan Auditor Sistem Manajemen Mutu (SMM) Peradilan yang dilakukan pada 06 April 2017 serentak di seluruh Pengadilan Tinggi Agama Se-Indonesia yang lalu.

Acara yang bertajuk Training of Traniner (ToT) Calon Auditor Sistem Manajemen Mutu (SMM) Peradilan Agama Wilayah Sumatera ini berlangsung di Hotel Grand Kanaya Medan pada tanggal 18-21 April 2017.

Selasa, 18 April 2017, tim panitia sudah bersiap di lobby hotel untuk menerima peserta yang datang dari hampir seluruh pulau Sumatera ini. Peserta ToT tahap I berasal Pengadilan Tinggi Agama yg berada di pulau Sumatera, kecuali Pengadilan Tinggi Agama Bengkulu.

CEREMONIAL PEMBUKAAN

Pelatihan yang berdurasi kurang lebih 4 hari ini dibuka pada tanggal 18 April 2017 oleh Direktur Jenderal Badilag yang diwakilkan oleh Sekretaris Ditjen Badilag, Tukiran, S.H., M.M. Turut hadir dalam acara tersebut adalah

1. Para Hakim Tinggi Pengadilan Tinggi Agama Medan.
2. Panitera Pengadilan Tinggi Agama Medan.
3. Sekretaris Pengadilan Tinggi Agama Medan.
4. Ketua Pengadilan Agama Medan Kelas I A.
5. Ketua Pengadilan Agama Lubuk Pakam Kelas I B.
6. Ketua Pengadilan Agama Stabat Kelas I B.
7. Ketua Pengadilan Agama Binjai.
8. Kasubbag Umum Kepegawaian Sekretariat Ditjen Badilag.
9. M. Ainun Najib, S.E., M.M. (Pemateri/Konsultan Sistem Manajemen Mutu, P.T. Mitra Tata Kerja, Surabaya)
10. Drs. H. Syaifuddin, S.H., M.Hum. (Ketua Pengadilan Agama Pekan Baru Kelas I A)
11. H. Zulfikar Arif Rahman Purba, S.H., M.H. (Kepala Bagian dan Perencanaan Pengadilan Tinggi Agama Medan)

Di Ruang Pertemuan Meranti Hotel Grand Kanaya, tepat pukul 16:00 acara dibuka oleh pembawa acara. Dilanjutkan dengan pembacaan ayat-ayat suci Al-Qur’an yang dilantunkan oleh Drs. Abdul Khalik, S.H., M.H. (Panitera PA Medan Kelas I A).

Acara selanjutnya adalah kata sambutan dari Ketua Pengadilan Tinggi Agama Medan yang pada kesempatan ini diwakilkan oleh Drs. H. Maraenda Harahap, S.H., M.H. (Hakim Tinggi Pengadilan Tinggi Agama Medan). Dalam kesempatan in beliau menyampaikan ucapan terima kasih atas kehadiran kehadiran para peserta dari seluruh pulau Sumatera yang berkenan jauh-jauh datang dan berkumpul di Medan untuk melaksanakan acara ToT ini. Di akhir sambutannya beliau berharap semoga setelah acara pelatihan ini, setiap peserta dapat mengaplikasikan ilmu yang di dapat untuk meningkatkan kualitas Peradilan Agama yang berada di daerahnya masing-masing.

Acara begulir menuju puncaknya saat Sekretaris Ditjen Badilag, Tukiran, S.H., M.M. memberikan sambutan dan arahan kepada para hadirin.  Mengawali sambutan, Sekretaris Ditjen Badilag menyampaikan ucapan terima kasih kepada pimpinan Pengadilan Tinggi Agama Medan dan seluruh jajarannya yang telah bekerja sama dan memberikan dukungan baik materiil ataupun moriil atas terselenggaranya acara ini.

Beliau juga mengatakan bawah Standar Manajemen Mutu yang diharapkan untuk mengganti program International Organization for Standardization (ISO) Peradilan Agama ini, bukanlah sebuah formula baru yang memberikan pekerjaan baru di luar ketentuan yang sudah berlaku, melainkan menjaga agar ketentuan yang berlaku tersebut bisa berjalan secara tertib, teratur, terukur dan terarah, karena sistem ISO dan SMM akan sangat mempengarui pola pikir dan pola kerja kita untuk mencapai hasil yang lebih baik. Di akhir sambutannya beliau berharap agar para peserta dapat mengikuti kegiatan ini sacara serius karena materi yang diberikan bukanlah materi yang mudah; serta juga berharap agar seluruh peserta lulus menjadi Auditor Sistem Manajemen Mutu.

Acara pembukaan ToT kemudian ditutup dengan pembacaan do’a yg dipimpin oleh Drs. H. Abdullah Tgk. Nafi (Hakim Tinggi Pengadilan Tinggi Agama Medan).

SESI PRE-TEST

Di ruangan terpisah, tim konseptor acara dari panitia bersiap-siap untuk melakukan tahapan pertama dari acara ToT yaitu Pre-Test yang dijadwalkan untuk dilaksanakan pukul 17:00 WIB. Tim konseptor acara adalah:

Sementara itu tim teknis dari panitia juga tak kalah sibuk mempersiapkan ruangan yang akan digunakan untuk sesi Pre-Test.

Tepat pukul 17:30 seluruh peserta kembali berkumpul ke ruang Meranti. 7 buah soal pre-test sudah menanti di atas masing-masing meja peserta. Ujian pre-test ini bertujuan mengetahui kemampuan dasar masing-masing peserta ToT. Seluruh peserta diperintahkan untuk tidak melihat bahan apapun dalam ujian kali ini, termasuk melihat bahan-bahan online yang bisa diakses melalui smart phone. Para peserta mematuhi perintah tersebut dan mengerjakan pre-test ini dengan sungguh-sungguh selama kurang lebih 1 jam.

SESI PELATIHAN DAN SIMULASI

Ujian telah selesai dilaksanakan, peserta dipersilahkan kembali ke kamar masing-masing untuk beristirahat, sholat magrib dan makan malam. Para peserta kembali lagi ke ruangan pada pukul 19:30 WIB. M. Ainun Najib, S.E., M.M. telah menunggu di ruangan pelatihan dengan tersenyum sembari menyapa para peserta dengan ramah. Acara pelatihan ToT hari pertama ini pun dimulai dan berakhir hingga puluh 23:00.

Karena padatnya materi yang diberikan. Peserta harus melakukan pelatihan yang dimulai pukul 08:00 pagi harinya hingga pukul 23:00 malam harinya setiap hari selama pelatihan berlangsung. Jadwal dan materi pelatihan yang luar biasa padat dan berat tidak sedikitpun menggentarkan semangat peserta untuk mengikuti pelatihan ini.

Selain itu pengalaman professional pemateri yang sudah cukup lama malang melintang di dunia manajemen membuat para peserta dapat menerima setiap penjelasan materi dengan relatif mudah.

Walaupun M. Ainun Najib, S.E., M.M. sendiri tergolong masih muda dari segi usia, pria berusia 28 tahun ini terbukti mampu menghilangkan kebosanan yang dialami peserta karena padatnya materi yang harus diberikan. Beliau memasukkan canda-canda ringan dalam penyampaian materi.

Tim konseptor telah menyusun materi ToT Standar Manajamen Mutu ini sedemikian rupa agar dapat diberikan dalam waktu yang singkat. Pada hari pertama, materi yang diberikan adalah Filosofi Sistem Manajemen Mutu dan Administratasi Manajemen.

Materi tentang Administrasi Manajemen tidak cukup dibahas pada hari pertama, sehingga harus dilanjutkan pada hari berikut selama satu hari penuh. Pada hari ketiga pemateri memberikan bahasan tentang Administrasi Kepaniteraan, Administrasi Kesekretariatan serta Teknik Audit Sertifikasi Standar Manajement Mutu Pengadilan Agama.

Selain memberikan teori-teori, pemateri juga mengajak para peserta untuk melakukan simulasi yang berhubungan dengan tugas-tugas auditor. Ada banyak simulasi yang dilakukan selama pelatihan berlangsung. Semua simulasi dilakukan secara berkelompok. Dari keseluruhan peserta dibagi menjadi 5 kelompok. Simulasi-simulasi ini dilakukan selain bertujuan untuk menghilangkan kebosanan, juga memberikan gambaran secara langsung bagaimana proses audit itu terjadi.

Dari sekian banyak simulasi, yang paling menarik adalah simulasi yang bertajuk Simulasi Audit Sertifikasi yang dilakukan pada hari ke 2. Dalam simulasi ini, satu kelompok berperan sebagai Auditor, mengaudit kelompok lainnya yang berperan sebagai Auditi yang dalam hal ini sebagai satu instansi Pengadilan Agama XX. Auditor dipersilahkan memberikan pertanyaan apapun yang berkenaan dengan audit sebuah instansi Pengadilan Agama, sementara Auditi wajib menjawab setiap pertanyaan diberikan.

Berbagai kejadian-kejadian di luar dugaan yang terjadi pada saat simulasi tersebut. Dimulai dari Auditor yang kikuk saat memberikan pertanyaan sampai dengan plesetan visi dan misi yang dilakukan oleh para peserta. Walau saat itu waktu sudah menunjukkan jam 21 malam, namun kebersamaan dan persahabatan terasa sangat kental terjallin di antara peserta.

SESI POST-TEST

Setelah 3 hari para peserta digembleng oleh M. Ainun Najib, S.E., M.M.; tanpa terasa semua jadwal pelatihan sudah hampir terlaksana. Tinggal satu sesi lagi yang belum terlaksana yaitu Post-Test atau ujian setelah materi diberikan. Ujian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana daya serap setiap peserta atas materi yang telah diberikan dihari-hari sebelumnya.

Hasil dari post-test ini juga menentukan output dari ToT yang telah dilaksanakan. Jika nilai mencukupi grade sebagai seorang auditor sertifikasi Standar Manajemen Mutu maka akan direkomendasikan kepada Komite Sertifikasi Peradilan Agama (KSPA) menjadi seorang Auditor. Namun jika nilai yang didapat tidak mencukupi, makan peserta kan menjadi seorang Tutor (pemateri) Standar Manajemen Mutu di daerahnya masing-masing.

Ujian dimulai pukul 07:30 pada hari terakhir pelatihan (Jum’at, 21/04/17). 22 soal disiapkan oleh panitia. Waktu yang diberikan pun cukup panjang, yaitu hingga pukul 11:30 WIB, sehingga diharapkan peserta mempunyai cukup waktu untuk menjawab semua soal.

Jam-jam yang melelahkan telah terlewati. Bermacam-macam raut wajah peserta saat mereka berdiri meninggalkan meja. Ada yang tersenyum senang, namun tidak sedikit juga wajahnya terlihat kusut. Tinggal menunggu hasil penilaian panitia yang akan diberikan beberapa hari setelah acara pelatihan ini.

CEREMONIAL PENUTUPAN

Dikejar waktu sholat Jum’at yang semakin dekat, panitia memutuskan menggelar ceremonial penutupan pelatihan hanya beberapa menit berselang setelah post-test selesai. Addelaida Rangkuti, S.H. (Panitera Pengadilan Tinggi Agama Medan) bertugas membuka acara penutupan ini.

Setelah acara dibuka Kepala Bagian Organisasi dan Tata Laksana Sekretariat Ditjen Badilag, Bambang Subroto, S.H., M.M. menyampaikan laporan kegiatan pelatihan yang telah dilaksanakan. Dalam laporan beliau menyatakan bahwa acara ToT ini berjalan dengan lancar tanpa ada hambatan berarti. Di kesempatan ini, beliau mengungkapkan bahwa kegiatan ToT yang berlangsung di Medan ini merupakan Angkatan I.

Direncanakan akan ada ToT Angkatan II, III dan IV yang masing-masing akan dilaksanakan di Makassar, Bekasi dan Denpasar. Di akhir laporannya beliau menghaturkan ucapan terima kasih atas kerja keras panitia daerah dan Ketua Pengadilan Tinggi Agama Medan sehingga acara ini bisa berjalan dengan sukses, beserta juga kepada pihak Hotel Grand Kanaya Medan atas keramah-tamahan dan pelayanannya yang memuaskan.

Tibalah di puncak acara penutupan, yaitu sambutan dari Ketua Pengadilan Tinggi Agama Medan yang diwakilkan oleh Drs. H. M. Kamil Khatib, S.H., M.H.; Hakim Tinggi Pengadilan Tinggi Agama Medan, sekaligus secara resmi menutup keseluruhan rangkaian kegiatan Training of Traniner (ToT) Calon Auditor Sistem Manajemen Mutu (SMM)ini.

Dalam sambutan penutupan ini, Drs. H. M. Kamil Khatib, S.H., M.H. mengucapkan terima kasih kepada Ditjen Badilag Mahkamah Agung RI yang telah memberikan kepercayaan kepada Pengadilan Tinggi Agama Medan sebagai pelaksana ToT Angkatan I ini. Tidak lupa beliau juga mengucapkan terima kasih kepada seluruh panitia yang telibat, atas kerja keras dan kerja cerdasnya, sehingga acara ini dapat terwujud.

Beliau berharap semoga peserta semakin memahami, terampil dan mampu untuk merencanakan dan melaksanakan Audit SMM serta dapat pula memberikan solusi. Sehingga pelatihan ini tidak sia-sia dan dapat memberikan manfaat kepada Peradilan Agama serta lebih jauh dapat mewujudkan visi Mahkamah Agung: “Terwujudnya Badan Peradilan Indonesia Yang Agung”

Acara ditutup oleh do’a yang dipimpin oleh H. Abdullah S.H., M.H.; Hakim Tinggi Pengadilan Tinggi Agama Palembang, dan dilanjutkan dengan sesi foto bersama. (zul/ap)